在合同中，履约保证金是一种常见的保证履约手段。当合同涉及较大金额或具有较高风险时，往往会约定由一方或双方缴纳一定的履约保证金，以确保合同的顺利履行。但履约保证金不是罚金或违约金，其本质是一种担保，应当在合同履行完毕后及时退还。那么，合同履约保证金到底在什么时候退还呢？这需要结合具体的情况来分析。

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一、履约保证金的性质

履约保证金，是指合同当事人一方或双方在合同成立或履行时，为确保合同的履行，由债务人或双方共同向债权人或第三人交付或提存的一定数额的货币，在合同履行后，债务人或双方有权要求返还。

从上述定义可以看出，履约保证金具有以下几个特点：

1、履约保证金是一种担保方式。其目的是为了确保合同的履行，当一方当事人不履行合同义务时，另一方当事人可以从保证金中获得赔偿，从而降低损失。

2、履约保证金是暂时交付或提存的货币。交付或提存履约保证金后，交付人或提存人仍对该笔货币享有所有权，只是暂时失去了对该笔货币的占有和使用权。在合同履行完毕后，交付人或提存人有权要求返还该笔货币。

3、履约保证金不属于合同的标的物。履约保证金只是合同当事人之间的一种担保措施，与合同的标的物是两个不同的概念。合同的标的物是当事人之间权利义务关系的直接对象，而履约保证金只是为了确保合同的顺利履行而采取的一种辅助措施。

二、合同履约保证金退还的条件

合同履约保证金并不是交纳后就不再返还的，只有在满足一定条件的情况下，才可以要求返还履约保证金。那么，合同履约保证金退还需要满足哪些条件呢？

1、合同已履行完毕

这是返还履约保证金的最基本条件。在合同中，履约保证金一般是双方当事人为了确保合同的顺利履行而约定的，因此，只有在合同已经履行完毕的情况下，才能返还履约保证金。如果合同尚未履行完毕，或者存在未履行的情况，则不能返还履约保证金。

2、没有发生违约行为

如果一方当事人存在违约行为，则其交付的履约保证金将可能被用于赔偿另一方当事人的损失。只有在没有发生违约行为的情况下，履约保证金才能被返还。

3、没有其他约定

在合同中，双方当事人可以对履约保证金的返还条件进行约定。如果双方当事人对履约保证金的返还条件有其他约定，则应当按照约定办理。例如，双方约定在合同履行过程中，一方当事人有违约行为，则其交付的履约保证金不予返还，则应当按照约定办理。

三、合同履约保证金退还的程序

在合同履行完毕后，如果满足返还条件，则应当及时返还履约保证金。那么，合同履约保证金返还的程序是怎样的呢？

1、双方协商

在合同履行完毕后，双方当事人应当就履约保证金的返还事宜进行协商。如果双方当事人能够达成一致意见，则按照协商的结果办理。例如，双方约定在合同履行完毕后的一个月内返还履约保证金，则应当按照约定办理。

2、司法或仲裁程序

如果双方当事人就履约保证金的返还事宜无法达成一致意见，则可以向人民法院或仲裁机构提起诉讼或仲裁，要求返还履约保证金。人民法院或仲裁机构将根据双方当事人的具体情况，依法作出判决或裁决。

3、公证机关

如果双方当事人对履约保证金的数额有争议，或者对履约保证金的返还条件有约定，则可以向公证机关申请办理履约保证金公证。公证机关将对履约保证金的数额和返还条件进行审查，并出具公证书。公证书将作为人民法院或仲裁机构审理案件的依据。

四、合同履约保证金退还的注意事项

在合同履行的过程中，可能会出现一些特殊情况，影响到履约保证金的退还。因此，在处理履约保证金退还事宜时，需要注意以下几点：

1、注意区分履约保证金与定金

定金与履约保证金都是合同中常见的担保方式，但两者有着本质的区别。定金是当事人双方为了确保合同的履行而相互交付的财物，具有担保和惩罚的双重性质。一旦一方违约，定金将不予退还，并承担违约责任。而履约保证金只是一种单纯的担保方式，在合同履行完毕后，应当返还履约保证金，而不承担违约责任。

2、注意履约保证金的数额

履约保证金的数额应当与合同的履行情况相适应，不能过高或过低。如果履约保证金的数额过高，可能对一方当事人的资金周转造成影响；如果履约保证金的数额过低，则可能无法起到担保合同履行的作用。因此，在约定履约保证金数额时，应当根据合同的具体情况合理确定。

3、注意履约保证金的交付方式

履约保证金一般由双方当事人共同交付给第三方，由第三方进行管理。常见的交付方式有银行保函、担保函、保证金质押等。在选择交付方式时，应当考虑双方当事人的具体情况，选择合适的交付方式。

4、注意履约保证金的返还时间

在合同中，应当约定履约保证金的返还时间。一般情况下，履约保证金应当在合同履行完毕后的一个合理时间内返还。如果双方当事人对返还时间有约定，则应当按照约定办理。如果没有约定，则应当在合同履行完毕后的一个月内返还。

总之，合同履约保证金是一种常见的担保方式，在合同履行完毕后，应当及时返还。在处理履约保证金退还事宜时，需要注意合同的履行情况、违约行为、约定的返还条件等因素，并按照合理的程序进行办理。