在工程建设合同中，履约保证金是发包人（甲方）为确保承包人（乙方）按时、按质、按量履行合同义务而要求乙方缴纳的一定数额的保证金。履约保证金一般由甲方统一管理，但在实践中，履约保证金由甲方使用的情况时有发生。那么，甲方可以使用履约保证金吗？使用履约保证金有哪些条件和程序？乙方如何避免或减少履约保证金被使用的风险？这些问题在理论和实务中都存在一定的争议，需要从法律和实务的角度进行分析。

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在回答上述问题之前，有必要先了解履约保证金的性质和作用。履约保证金作为合同担保的一种形式，其本质是一种合同权利，是发包人要求承包人履行合同义务的保障措施。履约保证金由发包人保管，承包人通过缴纳履约保证金承诺履行合同义务，如果承包人未按合同约定履行义务，发包人可以扣除履约保证金作为补偿。履约保证金的作用主要包括：一是保证合同的履行，督促承包人按时、按质、按量完成合同约定的工程；二是补偿发包人的损失，当承包人不履行合同义务时，发包人可以从履约保证金中扣除相应的损失赔偿；三是促使双方当事人积极履行合同，维护合同的稳定性，减少合同纠纷的发生。

根据《中华人民共和国合同法》第一百二十条的规定，当事人可以约定一方向对方给付定金作为债权的担保。债务人履行债务后，定金应当抵作价款或者收回。给付定金的一方不履行约定的债务的，无权要求返还定金；收受定金的一方不履行约定的债务的，应当双倍返还定金。由此可见，履约保证金属于定金性质，其适用《合同法》中关于定金的相关规定。

根据上述法律规定，可以得出以下几点结论：一是履约保证金只能用于担保合同的履行，甲方不得将履约保证金用于其他用途；二是甲方在使用履约保证金时必须符合约定的条件，不得随意使用；三是甲方使用履约保证金后，乙方有权要求甲方提供相应的证据证明其使用履约保证金的正当性；四是如果甲方不履行合同义务，乙方可以要求甲方双倍返还履约保证金。

在工程建设合同中，履约保证金由甲方使用的具体条件和程序通常由双方在合同中约定。根据《建设工程施工合同（示范文本）》的规定，承包人不履行合同义务或不按照合同约定履行合同义务，发包人可以扣留履约保证金，具体包括：承包人拖延工期；承包人擅自停工或者中途放弃工程；承包人不按照合同约定使用甲方提供的材料、设备；承包人违反合同约定将工程分包；承包人因严重质量事故或者安全生产事故给发包人造成损失；承包人拖欠工人工资，经发包人书面催告仍未支付；承包人不按照合同约定履行保修义务等。

在上述情况下，发包人可以按照合同约定的程序使用履约保证金。一般情况下，发包人应先向承包人发出书面通知，要求承包人在规定期限内纠正违约行为或采取补救措施。如果承包人在规定期限内仍未履行合同义务，发包人可以扣留部分或全部履约保证金，并书面通知承包人。承包人应当在收到通知之日起一定期限内向发包人支付因违约所造成的损失赔偿金。如果承包人逾期未支付，发包人可以从履约保证金中扣除相应金额。

需要注意的是，发包人使用履约保证金应当符合必要性、合理性原则。也就是说，只有在承包人不履行合同义务且发包人遭受实际损失的情况下，发包人才有权使用履约保证金。如果发包人使用履约保证金超过了实际损失金额，或者在承包人没有违约的情况下使用履约保证金，都属于不当使用履约保证金，应当承担相应的法律责任。

此外，在工程建设合同中，履约保证金一般由双方约定，也可以由法律法规或行政规章予以规定。如果履约保证金由法律法规或行政规章予以规定，则应当按照其规定执行。例如，在政府采购工程中，履约保证金的收取和管理应按照《政府采购法》及相关实施条例的规定执行。

对于承包人来说，履约保证金被甲方使用往往意味着经济损失和信誉受损，因此，承包人应当采取措施避免或减少履约保证金被使用的风险。首先，承包人应严格履行合同义务，避免出现拖延工期、工程质量问题等违约行为；其次，承包人应加强内部管理，特别是财务管理和施工管理，确保资金到位和施工进度；再次，承包人应与发包人保持良好沟通，及时了解发包人对工程进度和质量的要求，并积极配合发包人进行工程验收和结算；最后，承包人应充分了解履约保证金的相关法律法规和合同约定，在履约保证金被使用时，及时采取措施维护自身权益，包括要求甲方提供使用履约保证金的证据、申请仲裁或诉讼等。

总之，履约保证金是工程建设合同中一项重要的合同担保措施，其目的是确保承包人履行合同义务，维护发包人的合法权益。甲方在使用履约保证金时应当遵守法律法规和合同约定，不得随意使用。承包人也应加强自我管理，避免履约保证金被使用，维护自身合法权益。