在商业交易中，履约保证金合同起到了重要的作用。它是一种合同形式，旨在确保参与方按照合同规定的方式履行责任和义务。签订履约保证金合同时，以下几个步骤是必要的。

1. 协商确定保证金金额

首先，双方必须就履约保证金金额达成一致。保证金数额通常与合同涉及的交易规模和风险有关。在协商过程中，双方可以考虑相关法律法规的规定，以及行业内的惯例。

2. 确定履约保证金使用范围

履约保证金可以用于补偿因违约行为而产生的损失、赔偿对方的费用等。因此，双方需要明确约定履约保证金的使用范围。这样一来，在发生争议时，可以避免不必要的争议。

3. 选择保证金存管方式

保证金的存管方式有多种选择，常见的有存入第三方支付平台、存入指定银行账户等。双方应就存管方式进行协商，并在合同中明确约定。这将有助于履行保证金存管的义务，保证资金的安全与稳定。

4. 约定履退保证金条件

合同双方需要约定具体的履约和退还保证金条件。例如，当一方完全履行合同义务时，双方可以约定退还保证金的时间和方式。这为保证金的合理使用提供了依据，也增加了合同履行的透明度。

5. 制定违约责任规定

在签订履约保证金合同时，也要明确违约责任规定。如果一方发生违约行为，对方可以按照约定从保证金中扣除相应的金额。双方应在合同中详细规定违约行为及其相关责任，以减少争议发生的可能性。

6. 缔结合同并支付保证金

最后，双方可以根据上述约定制定履约保证金合同，并签署。一般情况下，合同的备案登记和保证金的支付是同时进行的。这样可以确保交易的正常进行，并保证合同的有效性。

在签订履约保证金合同时，注意保持明确、全面的交流，确保双方对合同条款的理解一致。此外，根据相关法律法规的要求，合同中的内容应当真实、合法、有效，并且不得违反公序良俗。签订履约保证金合同是商业交易中的一个重要环节，双方需慎重对待，以确保双方权益的平衡与保护。