尊敬的XX公司财务部：

我是XXX公司XXX项目组的某某，特此致函向贵公司提出关于退还履约保证金的请示。

根据我们之前的合作协议，在XXX项目中，我方按照合同规定及时支付了一笔履约保证金。然而，经过细致研究与分析，我们决定终止该项目。因此，现在我们请求贵公司将支付的履约保证金退还给我方。

首先，我们认为终止该项目是双方共同商议并接受的结果，这表明对于项目的原有目标已发生改变，并不存在我方不履行义务的情况。同时，我方亦无拖延项目进程的行为或其他违反合同的事实存在。

其次，根据合同第X条，当项目因除我方责任以外的任何原因导致终止时，履约保证金应当予以退还。我们的决定是基于对项目经济效益、市场竞争性等方面的全面考虑，而非双方关系恶化或对贵公司有任何负面影响。

在此，请贵公司予以重视，并按照合同条款的规定尽快办理相关手续，将履约保证金退还至我方账户。我方已将我方银行账户信息提供给贵公司前台小姐姐，请查阅附件并填写退款申请表格。

同时，鉴于我方的迅速决策和及时通知，我们希望贵公司能够顺利处理本次退款事宜，避免不必要的纠纷和损失。

最后，我们对此次项目的终止非常抱歉，但也请贵公司理解并支持我们的决定。期待未来有机会进行更加深入、更为成功的合作。

在结束这封信之前，再次感谢贵公司一直以来的合作与支持。我们真诚希望双方能够以友好的方式解决退款问题，并保持长期互利共赢的合作关系。

祝工作愉快！

敬礼！