尊敬的银行管理部门：

我特此致函，就我们公司与贵行之间有关保函遗失的情况向贵行作出以下说明。

首先，我公司对于保函遗失一事深感抱歉。在处理过程中，我们发现了一些可能导致保函遗失的原因。首先，在公司内部，我们的文件管理流程存在一定的问题。由于疏忽，我们没有对重要文件进行妥善保存和备份，导致了这次保函遗失事件的发生。同时，我们也深刻认识到了员工对于重要文件保管的不慎重以及对风险防范的缺乏意识。这是我们公司内部管理上的疏漏，我们会立即加强管理，进行改善。

其次，针对这次保函遗失事件，我们已经采取了必要的应对措施。首先，我们立即展开全面调查，找寻保函的下落。我们尽最大努力通过追溯、查证等手段，希望能够尽快找回遗失的保函。同时，我们与贵行沟通，争取得到您方面基于保函内容的相关信息，以便更好地追查保函的去向。

同时，我们已经采取了一系列应对措施确保不会发生类似事件。首先，我们对内部文件管理流程进行了全面地修订和完善，并加强了相关培训。所有员工都被要求严格遵守文件管理规定，重视文档保管的重要性，加强风险防范意识。其次，我们与相关安全公司合作，提升公司整体的安全保障水平。这些措施将帮助我们更好地防范风险，确保我们公司和贵行在今后的合作中不再受到保函遗失等事件的影响。

最后，我代表公司真诚地向贵行表示歉意，并请求贵行在处理此事时能够给予合理的宽容和支持。我们愿意全力配合贵行的工作，积极补充提供任何可能有助于找回保函的信息和材料。同时，我们也会尽快补办相关手续，以免耽误贵行的正常业务进程。

再次向贵行致以最诚挚的歉意，并希望能够得到您的理解和支持。

谢谢。