在商业交易中，履约保证金是指卖方要求买方缴纳的一笔款项，以确保买方能够按照合同约定履行应尽的义务。履约保证金单据是记录该笔款项缴纳和使用情况的重要文件。

履约保证金的作用是保障交易双方的权益。对于卖方而言，拿到一定比例的履约保证金可以减少与不守信用买家的风险，确保合同得以执行。对于买方而言，履约保证金的缴纳也体现了其诚意和有力度完成交易的能力，有助于建立信任关系。

履约保证金单据通常包括以下要素：交易双方的基本信息（如名称、地址、联系方式等）、履约保证金的金额、缴纳时间、退还条件与方式、违约处理等内容。双方应当在交易合同中明确约定履约保证金的相关事项，并遵循法律法规及市场惯例进行操作。

在履约保证金的使用过程中，需要注意以下几点：

首先，卖方应当根据合同约定的履约保证金使用条件合理支配保证金。不得擅自挪用保证金用于其他目的，避免给买方造成损失。

其次，买方要根据合同履行义务，遵守交易条款，以便在退还保证金时能够按照约定获得全额或部分返还。

最后，如果出现争议或纠纷，双方应当通过友好协商、妥善处理，解决履约保证金的问题。如无法达成一致意见，可以考虑通过诉讼、仲裁等方式解决争议。

总之，履约保证金单据是商业交易中的重要文件，记录了缴纳和使用履约保证金的情况。在交易过程中，双方应按照合同约定和市场规范进行操作，以确保交易的顺利进行，并维护双方的合法权益。