退回履约保证金是指在合同履行期间或合同履行完毕后，合同双方依照合同约定或法律规定，由一方向另一方返还履约保证金的行为。保证金在商业合同中是一种常见的保证履约方式，它可以有效地保证合同的履行，减少合同违约风险。当合同履行完毕或合同解除后，履约保证金一般需要返还，但有时也可能会被没收或扣留。以下是关于退回履约保证金的详细说明。

一、退回履约保证金的条件

退回履约保证金需要满足以下几个条件：

1.合同约定：退回履约保证金需要以合同中有明确约定为前提。在合同中，双方应当对履约保证金的退回条件、退回时间、退回方式等作出明确的约定。如果合同中没有约定，则需要按照法律法规或行业惯例来确定。

2.合同履行完毕：如果合同中约定在合同履行完毕后退回履约保证金，则需要合同双方确认合同义务已经完全履行完毕。如果合同尚未履行完毕或尚有未了结的事项，则不应退回履约保证金。

3.没有违约行为：如果合同中约定在没有违约行为的前提下退回履约保证金，则需要双方确认在合同履行过程中不存在任何违约行为。如果一方存在违约行为，则可能导致履约保证金被没收或扣留。

4.没有其他未决事项：在退回履约保证金之前，双方应当确认在合同履行过程中不存在任何其他未决事项或争议。如果存在未决事项或争议，则需要先予以解决，再退回履约保证金。

二、退回履约保证金的程序

退回履约保证金一般需要经过以下几个程序：

1.提出退回请求：在满足退回条件的情况下，有权要求退回履约保证金的一方应当向另一方提出退回请求。提出退回请求时，应当提供相关证据证明已经满足退回条件，并明确退回金额、退回时间等具体事项。

2.审核退回请求：收到退回请求后，另一方应当对退回请求进行审核。审核内容包括确认合同义务是否履行完毕、是否存在违约行为、是否有其他未决事项等。在审核过程中，可以要求提供补充资料或证据。

3.办理退回手续：如果退回请求获得批准，双方应当按照合同约定或法律规定办理退回手续。办理退回手续时，应当提供必要的文件或凭证，并做好相关记录。

4.返还保证金：办理完退回手续后，应当及时将履约保证金返还给有权要求退回的一方。返还保证金时，应当按照合同约定的方式和渠道进行，并做好收款确认工作。

三、退回履约保证金的特殊情况

在以下几种特殊情况下，履约保证金可能不会被退回：

1.违约行为：如果一方存在违约行为，另一方可以根据合同约定或法律规定没收或扣留履约保证金。没收或扣留的范围一般包括补偿对方损失、支付违约金等。

2.不可抗力：如果合同不能履行是由于不可抗力导致的，双方可以根据合同约定或法律规定处理履约保证金。一般情况下，如果合同解除是由于不可抗力导致的，履约保证金应当退回；如果合同不能履行但尚未解除，履约保证金可能暂时不会被退回。

3.破产清算：如果一方进入破产清算程序，履约保证金可能被纳入破产财产进行分配。在这种情况下，履约保证金可能不会被退回，而是由破产清算组根据债权人的债权比例进行分配。

4.其他特殊约定：如果合同中另有特殊约定，履约保证金的退回可能需要满足其他条件或遵循其他程序。例如，合同中可能约定在一定期限内未提出退回请求则视为放弃退回权利等。

四、退回履约保证金纠纷的解决途径

如果在退回履约保证金过程中发生纠纷，可以尝试通过以下几种途径进行解决：

1.协商解决：双方可以通过友好协商的方式解决纠纷。在协商过程中，双方可以充分表达自己的观点和诉求，并尝试寻求一个双方都能接受的解决方案。

2.调解解决：如果协商未能达成一致，双方可以申请第三方机构进行调解。调解是一种非诉讼的纠纷解决方式，由中立的第三方帮助双方沟通交流，促进双方达成协议。调解一般由行业协会、商会等机构提供。

3.仲裁或诉讼：如果协商和调解未能解决纠纷，双方可以根据合同约定或法律规定通过仲裁或诉讼的方式解决纠纷。仲裁和诉讼都是具有法律效力的纠纷解决方式，可以通过专业的仲裁机构或人民法院来裁决纠纷，并强制执行裁决结果。

五、退回履约保证金的注意事项

在处理退回履约保证金时，需要注意以下几点：

1.及时退回：在满足退回条件的情况下，应当及时向对方提出退回请求并办理退回手续。如果一方拖延退回履约保证金，可能构成违约，需要承担相应的法律责任。

2.做好记录：在退回履约保证金过程中，应当做好相关记录和文件保存。这些记录和文件可以作为证据，在发生纠纷时保护自己的权益。

3.遵守合同：在合同履行过程中，双方应当遵守合同约定，履行各自的义务。如果一方存在违约行为，可能导致履约保证金被没收或扣留，并需要承担其他法律责任。

4.关注变化：在合同履行期间，相关法律法规或政策可能发生变化。这些变化可能影响到履约保证金的退回条件和程序。因此，双方应当及时关注这些变化，并根据变化调整合同约定或采取相应措施。

总之，退回履约保证金是合同履行过程中的重要环节之一。合同双方应当充分认识到履约保证金的作用和意义，严格按照合同约定和法律规定处理退回履约保证金事宜，以避免纠纷和争议。同时，在处理退回履约保证金时，应当做好相关记录和证据保存，以防发生纠纷时能够有效维护自己的权益。