履约保证金，是合同当事人之间约定的，为保证债务人履行债务而提供的担保。当债务人履行了合同约定的义务后，债权人应当及时退还履约保证金。但是，在退还履约保证金时，债务人需要向债权人提供相关的材料，以证明己方履行了合同义务。那么，履约保证金退还需要提供哪些材料呢？下面将进行详细分析。

一、履约保证金退还需提供的材料

1、申请函

由债务人出具的，向债权人申请退还履约保证金的函件。申请函中应载明债务人履行合同义务的具体情况，并表明己方已按照合同约定履行了义务，请求债权人及时退还履约保证金。

2、合同原件

提供双方签订的合同原件，以证明合同已实际履行完毕。如果合同原件遗失，可提供复印件，并加盖单位公章。

3、发票

提供与合同履行相关的发票，如货物销售发票、工程款发票等，以证明合同义务已实际履行。

4、验收报告

如果合同中约定了验收条款，则需提供由双方共同签署的验收报告，以证明债权人对债务人履行合同义务的结果予以认可。

5、质量合格证明

如果合同中对货物或服务的质量有要求，则债务人应提供质量检验报告或合格证等证明材料，以表明其提供的货物或服务符合合同约定的标准。

6、其他材料

除上述材料外，如果合同中对履约保证金退还另有约定，则债务人还应按照合同约定提供相应的材料。如，如果合同中规定了保证金退还的时间，则债务人应在约定的时间内提出退还申请，并提供相关证明材料。

二、履约保证金退还程序

1、债务人准备好上述材料后，应及时向债权人提出退还履约保证金的申请。

2、债权人收到申请后，应在合理期限内对债务人提供的材料进行审查。审查内容包括但不限于：合同是否已实际履行完毕、债务人是否按照合同约定履行了义务、是否存在影响履约保证金退还的特殊情况等。

3、债权人经审查确认无误后，应在约定的期限内将履约保证金退还给债务人。

4、债务人收到退还的履约保证金后，应出具收到函，确认己方已收到退还的保证金，并对债权人及时退还保证金的行为表示感谢。

三、履约保证金退还的注意事项

1、及时申请

债务人在履行完合同义务后，应及时向债权人提出退还履约保证金的申请。如果债务人未在合理期限内提出申请，则可能被债权人视为放弃保证金，从而导致保证金无法退还。

2、完整提供材料

债务人在提出退还申请时，应按照要求完整地提供所有必要的材料。如果材料不齐全或不符合要求，则债权人有权要求债务人补充材料，从而导致保证金退还时间延后。

3、注意合同约定

在提出退还申请时，债务人应仔细阅读合同条款，注意合同中对履约保证金退还的具体约定，并按照约定提供相应的材料。如果合同中没有相关约定，则应按照一般的商业惯例提供材料。

4、保留证据

债务人在申请退还履约保证金时，应注意保留相关证据，以防债权人以债务人未履行义务或履行义务不符合要求为由拒绝退还保证金。常见的证据包括但不限于：合同原件、发票、验收报告、质量合格证明等。

四、履约保证金退还的特殊情况

在实际业务中，履约保证金的退还可能会遇到一些特殊情况，如债权人拖延退还、保证金被挪用、保证金数额存在争议等。在此，将对这些特殊情况进行分析，并提出相应的解决建议。

1、债权人拖延退还

在债务人履行完合同义务后，债权人以各种理由拖延退还履约保证金的情况时有发生。在此情况下，债务人可以采取以下措施：

（1）与债权人协商

债务人可以与债权人进行协商，了解债权人拖延退还保证金的具体原因，并尝试协商解决。如果协商成功，则双方可签订补充协议，对保证金退还事宜作出新的约定。

（2）发送催款函

如果协商未果，债务人可以向债权人发送催款函，要求其在一定期限内退还保证金。催款函中应载明保证金数额、拖延退还的时间等情况，并表明己方将采取进一步措施追索保证金。

（3）提起诉讼

如果债权人仍不退还保证金，债务人可以向有管辖权的人民法院提起诉讼，要求其返还保证金并承担相应的违约责任。

2、保证金被挪用

在履约保证金存入指定账户后，可能会出现债权人擅自挪用保证金的情况。在此情况下，债务人可以采取以下措施：

（1）要求返还

债务人可以向债权人发出通知，要求其立即停止不当行为，并将被挪用的保证金返还到原账户。

（2）提起诉讼

如果债权人拒绝返还保证金或无法联系，债务人可以向人民法院提起诉讼，要求其返还保证金并承担相应的法律责任。

3、保证金数额存在争议

在实际业务中，可能会出现债务人对履约保证金的数额存在异议的情况。在此情况下，债务人可以采取以下措施：

（1）协商确定

债务人可以与债权人进行协商，根据合同约定和实际履行的情况，确定履约保证金的具体数额。

（2）申请仲裁或诉讼

如果协商未果，债务人可以根据合同中约定的争议解决方式，申请仲裁或向人民法院提起诉讼，