在经济全球化的背景下，国际贸易活动日益频繁，而保证金制度是国际贸易中的一项重要制度，是保障合同顺利履行的重要手段。在国际贸易中，保证金制度主要包括投标保证金、履约保证金和质量保证金等。其中，履约保证金是指合同当事人一方按照合同约定，向另一方交付或提存的一定数额的货币，以保证自身在合同履行完毕前，严格按照合同约定履行义务的一种保证制度。当合同履行完毕后，履约保证金应该及时返还。在实际的国际贸易中，履约保证金确认函的适用场景较为广泛，是国际贸易中的一项重要文件。那么，履约保证金确认函应该如何书写呢？下面将从履约保证金确认函的概念、内容、格式等方面进行详细分析，以期提供一份完整的履约保证金确认函书写指南。
一、履约保证金确认函概述
履约保证金确认函是指在国际贸易中，由履约保证金出具方出具的，用以确认履约保证金数额、用途、返还条件等事项的函件。履约保证金确认函是履约保证金制度的重要组成部分，是履约保证金制度有效运行的重要保障。履约保证金确认函一般由履约保证金的出具方即投标人或供货方出具，收件方为招标人或买方。履约保证金确认函的出具，一方面有利于保证合同的顺利履行，维护双方的合法权益；另一方面，也可以避免因履约保证金问题而产生的纠纷，节省交易成本。
二、履约保证金确认函的内容
履约保证金确认函的内容主要包括四方面：
（一）基本信息。包括出具履约保证金确认函的日期、履约保证金出具方的名称和地址、收件方的名称和地址等。
（二）保证金数额。明确履约保证金的具体数额，包括履约保证金的币种、金额等。
（三）保证金用途。明确履约保证金的用途，包括履约保证金是否可以用于合同履行过程中产生的违约赔偿金、合同解除后的补偿金等。
（四）保证金返还条件。明确履约保证金返还的条件，包括合同履行的标准、履约保证金返还的时间等。
此外，履约保证金确认函还可以根据实际情况增加其他条款，如履约保证金的有效期、履约保证金出具方的权利和义务等。
三、履约保证金确认函的格式
履约保证金确认函的格式通常包括标题、称谓、正文、落款等部分。
（一）标题。履约保证金确认函的标题一般为“履约保证金确认函”，字体加粗居中。
（二）称谓。履约保证金确认函的称谓应写明收件方的名称或姓名，如“XX公司”或“XX先生/女士”。
（三）正文。履约保证金确认函的正文是函件的核心内容，应包括以下几方面：
1.保证金出具方的基本情况。包括出具方的名称、地址、联系方式等。
2.保证金数额。明确履约保证金的具体数额，包括币种、金额等。
3.保证金用途。明确履约保证金的用途，如“上述履约保证金仅用于保证出具方按时、按量、按质履行合同义务，不用于其他任何用途”。
4.保证金返还条件。明确履约保证金返还的条件，如“在出具方按时、按量、按质履行合同义务后，招标方应在收到出具方书面申请之日起个工作日内无条件返还上述履约保证金”。
（四）落款。履约保证金确认函的落款应包括出具方的名称、日期、盖章或签字等。
以下是履约保证金确认函的范例：
<标题>履约保证金确认函</标题>
<称谓>XX公司</称谓>
<正文>我公司（名称：XX公司；地址：XX市XX路XX号；电话：XX；传真：XX；邮箱：XX）与贵公司签订了《XX合同》（合同编号：XX），现根据合同约定，我公司向贵公司提供履约保证金，具体事项如下：
1.保证金数额：人民币XX元（大写：XX元整）。
2.保证金用途：上述履约保证金仅用于保证我公司按时、按量、按质履行上述合同项下的义务，不用于其他任何用途。
3.保证金返还条件：在我公司按时、按量、按质履行上述合同项下的义务后，贵公司应在收到我公司书面申请之日起个工作日内无条件返还上述履约保证金。
特此函告。
<落款>
XX公司
XX年月日
四、履约保证金确认函的注意事项
在书写履约保证金确认函时，应注意以下几点：
（一）保证金数额应合理。履约保证金数额的确定应综合考虑合同的履行期限、履行内容、履行风险等因素，并参考行业惯例，合理确定履约保证金的数额。
（二）保证金用途应明确。履约保证金的用途应明确具体，不得随意扩大保证金的用途范围。
（三）保证金返还条件应清晰。履约保证金返还条件的设置应清晰明确，避免出现歧义，以免影响保证金的返还。
（四）保证金确认函应及时出具。履约保证金确认函应在合同签订后及时出具，以免影响合同的履行。
（五）保证金确认函应真实完整。履约保证金确认函的内容应真实、完整，不得隐瞒、虚构相关事实，以免影响保证金的返还。
五、结语
综上所述，履约保证金确认函是国际贸易中的一项重要文件，是履约保证金制度的重要组成部分。履约保证金确认函的内容主要包括基本信息、保证金数额、保证金用途、保证金返还条件等，其格式通常包括标题、称谓、正文、落款等部分。在书写履约保证金确认函时，应注意保证金数额的合理性、保证金用途的明确性、保证金返还条件的清晰性等。希望本文能够为大家书写履约保证金确认函提供帮助，促进国际贸易的顺利进行。
