项目退出履约保函是指在项目履行过程中，因各种原因导致项目方无法履行合同义务，需要启动退出程序时所提供的保函。对于合同方来说，退出履约保函是一种保证金制度，用于确保项目方能够按合同约定履行责任。

那么，当项目方需要启动项目退出程序时，应该如何处理退出履约保函呢？以下是一些常见的处理方式：

1. 联系保函发行方：项目方在决定退出项目时，首先应该联系保函的发行方，通知其项目的退出情况。保函发行方可能会要求项目方提供相关证明材料，如退出通知书、项目变更文件等。

2. 履行保函约定：根据退出履约保函的约定，项目方可能需要满足一定的条件才能启动保函。这些条件可能包括提前通知保函发行方、提供退出原因和证明文件等。

3. 支付保函金额：根据保函的金额和条款，项目方可能需要支付一定比例的保函金额作为履约保证金。这笔金额通常会在项目退出后的一定期限内返还给项目方，前提是项目方按照合同规定完成退出程序。

4. 遵循合同程序：项目方在退出项目时，应该遵循合同中规定的退出程序和流程。这可能涉及到通知合同另一方、进行协商和谈判等步骤。

5. 寻求法律支持：如果在退出项目过程中遇到纠纷或困难，项目方可以寻求法律支持。律师可以帮助项目方分析合同条款，协助处理纠纷，并确保项目方的合法权益得到保障。

综上所述，项目退出履约保函的处理需要项目方和保函发行方之间的密切合作和沟通。项目方应该在遵循合同约定的前提下，尽可能减少损失，保护自身的合法权益。